appwatching-onderzoek-handsfree-boekhouden2

Onderzoek: Op weg naar handsfree boekhouden

Stel je voor, je zit achter je bureau om je maandelijkse boekhouding te doen, maar in plaats van dat je er heel erg druk mee bent zit je achterover geleund met je handen in je nek. Je boekhouding gaat volledig automatisch. Elke handeling die je vroeger zelf deed wordt nu automatisch door slimme software gedaan. Dat is het boekhouden van de toekomst.

Boekhouden van de toekomst, door Exact gedoopt tot ‘no hands accounting’, wij noemen het handsfree boekhouden, is dus boekhouden waarbij een ondernemer eigenlijk geen handelingen meer uitvoert en boeken volledig automatisch gaat. Maar is dit reëel? Zijn boekhoudprogramma’s straks zo slim dat ze helemaal zelf boekingen uit kunnen voeren zonder dat de ondernemer nog een check hoeft te doen? Of blijft een menselijke handeling nog altijd nodig in dat proces? Met de razendsnelle technologische ontwikkelingen in onze samenleving lijkt bijna niks onmogelijk. Maar het blijft lastig te voorspellen tot hoe ver de ontwikkelingen van de automatisering van boekhouden zal gaan. Het is wel mogelijk om te kijken wat de status van verschillende boekhoudprogramma’s op dit moment is. Daarom zocht Appwatching uit welke boekhoudprogramma’s het beste op weg zijn naar handsfree boekhouden. 

In totaal zijn er 25 aanbieders van boekhoudprogramma’s voor ZZP’ers, MKB’ers of beide opgenomen in het onderzoek.

Robotic accounting

Als je de ontwikkelingen van boekhoudprogramma’s een beetje in de gaten hebt gehouden ben je het begrip robotic accounting vast wel een keer tegengekomen. Robotic accounting is in tegenstelling tot handsfree boekhouden veel concreter en bestaat al. Onder robotic accounting vallen alle automatische functies van een boekhoudprogramma die handelingen van de ondernemer wegnemen. In de basis moet je hierbij denken aan het automatisch inboeken van facturen of bankafschriften. Waar je vroeger bijvoorbeeld altijd hele facturen met de hand in moest voeren, wordt dit nu in een aantal boekhoudprogramma’s automatisch voor je gedaan met Scan & herken of UBL-facturen (elektronische factuur). Elke robotic accounting functie maakt het boekhouden dus vele malen sneller.

Zo kan handsfree boekhouden worden gezien als een echt toekomstbeeld en robotic accounting als de weg ernaar toe. Als een boekhoudprogramma onder robotic accounting valt doet het dus handelingen automatisch, maar niet alles. Dat betekent dus dat er nog een gebruiker aan te pas moet komen die zelf nog handelingen moet uitvoeren. 

Is er nog werk voor de accountant?

De ontwikkeling van boekhoudprogramma’s zorgt ervoor dat steeds meer werk van echte accountants gedaan kan worden door een boekhoudprogramma. Maar betekent dit dat accountantskantoren straks niet meer bestaan? Tijdens de seminar ‘Robotic accounting’, georganiseerd door onderzoeksbureau GBNED, werd een veranderende rol voor de accountant voorspeld, waarbij een accountant een steeds meer analyserende en controlerende rol zal krijgen. De accountant is als het ware een ‘piloot’, die aan de juiste knoppen moet draaien op het juiste moment. De Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants ziet ook de kerntaken van een accountant verschuiven naar een meer coachende en controlerende rol en stelt dat klanten straks niet meer voor de werkzaamheden van een accountant willen betalen, terwijl die geautomatiseerd zijn in een boekhoudprogramma.

De overheid helpt mee

De overheid zorgt er ook gedeeltelijk voor dat boekhoudprogramma’s verder kunnen worden geautomatiseerd. Zo moest de BTW-aangifte al digitaal ingediend worden, maar sinds 1 januari 2018 geldt dit ook voor de BTW-suppletie. Omdat de overheid dit digitaal heeft gemaakt kan een koppeling met de Belastingdienst voor zowel de BTW-aangifte als de BTW-suppletie ingebouwd worden in een boekhoudprogramma waardoor het meteen vanuit het boekhoudprogramma kan worden ingediend.

Waarom dit onderzoek?

Ontwikkelingen op het gebied van automatisering gaan razendsnel en ondernemers die hier goed op inspelen hebben een concurrentievoordeel, reden genoeg om een keer te kijken wie hierin nou eigenlijk voorop loopt. Met dit onderzoek geven we daarom inzicht in welke boekhoudprogramma’s het beste op weg zijn naar handsfree boekhouden en zorgen voor de meeste tijdbesparing bij ondernemers. 

Opzet van het onderzoek

Om te bepalen welke boekhoudoplossingen voorop lopen is er op basis van een checklist opgesteld met functionaliteiten die, in de ogen van van Appwatching, boekhouden voor de gebruiker sneller maken door handelingen van de gebruiker te automatiseren. De benodigde informatie is vergaard via een combinatie van deskresearch, kwalitatieve interviews en een kwantitatieve survey.

De boekhoudprogramma’s zijn beoordeeld aan de hand van een checklist met vijftien functionaliteiten. De functionaliteiten zijn onderverdeeld in de categorieën semi-automatisch boekhouden, automatisch boekhouden en robotic accounting. Functionaliteiten in de categorie semi-automatisch boekhouden leveren één punt op, functionaliteiten in de categorie automatisch boekhouden leveren twee punten op en functionaliteiten in de robotic accounting categorie leveren vijf tot tien punten op. 

In de robotic accounting categorie leveren elektronische BTW-aangifte, realtime automatische bankkoppeling, inkomende UBL-facturen en machine learning meer dan vijf punten op. Dit is zo bepaald omdat ondernemers deze functionaliteiten dagelijks of per kwartaal gebruiken en daarmee vaker dan andere functionaliteiten in de categorie. Deze functionaliteiten zijn dus bepalend voor de snelheid van het boekhouden. Daarom levert het in kunnen dienen van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel zeven punten op en elektronische BTW-aangifte, realtime automatische bankkoppeling, inkomende UBL-facturen en machine learning tien punten.

Net even iets anders

Dit onderzoek gaat over boekhoudprogramma’s die veel of juist niet zoveel automatisch uit kunnen voeren. Het is de techniek achter zo’n programma die bepaalt wat het wel en niet kan. Maar er bestaan ook boekhoudprogramma’s waar een groep mensen voor een groot gedeelte bepaalt wat het boekhoudprogramma doet. Dit wordt in de techniek wel ‘automagisch’ genoemd. Het lijkt vanzelf te gaan, maar eigenlijk zitten er mensen achter. Hierbij leveren gebruikers hun gegevens en cijfers aan en vervolgens verwerkt een team achter de schermen al die gegevens. Thinq, Acconline, Faqto en Yuki zijn zulke programma’s. Voor de gebruikers gaat de boekhouding weliswaar alsnog automatisch, maar het is dan niet de techniek die dit mogelijk maakt. Daarom zijn soortgelijke programma’s niet opgenomen in het onderzoek.

Wie is het snelst?

Exact Online behaalde de hoogste score van alle boekhoudprogramma’s en is daarmee het snelste en meest automatische boekhoudprogramma. Exact online behaalt 49 van de 64 punten. iMUIS Online, Minox en Reeleezee delen de tweede plaats met elk 44 punten. Ook de derde plaats is verspreid over drie boekhoudprogramma’s: Cash, InformerOnline en Moneybird (allen 42 punten). 

Exact weet voornamelijk hoog te scoren omdat het over de belangrijkste functionaliteiten, realtime automatische bankkoppeling, inkomende UBL-facturen en machine learning, beschikt. Dit zijn dé functionaliteiten die het boekhouden sneller maken en dus de meeste punten opleveren. 

In de afbeelding hieronder is de top tien aanbieders met snelste boekhoudprogramma’s voor ZZP’ers en MKB’ers te zien. Dit zijn de tien aanbieders die de meeste punten hebben gescoord en daarmee dus de snelste van dit moment genoemd kunnen worden.

In het volledige overzicht is de rest van de aanbieders terug te vinden met hun score en functionaliteiten.

Wat verder opvalt

  • Het opstellen van een balans en een winst- en verliesrekening is mogelijk in elk boekhoudprogramma. Dat mag je ook wel verwachten. Het tonen van een BTW-overzicht lijkt ook vanzelfsprekend, maar opvallend is dat Unit4 en DigiBTW dat niet hebben.
  • Het indienen van een jaarrekening bij de Kamer van Koophandel zonder dat daar een derde partij aan te pas moet komen is slechts mogelijk in één boekhoudprogramma, namelijk Gere-geld.
  • Ook het doen van elektronische IB/VPB-aangifte zonder dat daar een derde partij aan te pas moet komen is slechts mogelijk in één boekhoudprogramma, namelijk DigiBTW.
 -
Geschreven door:
Thomas van Holsteijn

Verder lezen


appwatching-chat

Mijnwebwinkel koppelt met LiveChat Service

Klanten van Mijnwebwinkel kunnen vanaf vrijdag een livechat aanbieden in hun webwinkel.

Steven Houkes - Webredacteur
Steven Houkes
Webredacteur
Appwatching 13.jpg

Digitalisering MKB groeit licht

Bij bedrijven in Nederland steeg de digitalisering licht van 54 naar 56 procent. De digitalisering bij...

Steven Houkes - Webredacteur
Steven Houkes
Webredacteur
appwatching-ideal.png

Informer geeft de mogelijkheid BTW-aangifte met iDeal te betalen

Boekhoudsoftware-aanbieder Informer maakt het voor klanten mogelijk om de tweede BTW-aangifte van 2018...

Steven Houkes - Webredacteur
Steven Houkes
Webredacteur
Products